LULUSSSSS

MENGATUR DAN MEMPERSIAPAKAN PERJALANAN DINAS

A. Pendahuluan

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, dan sebagainya. Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan.pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi sebagai berikut:

1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?

2. Kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?

3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?

4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?

5. Apakah dia punya pilihan tertentu mengenai jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight scedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat

B. Macam-Macam Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan wilayah kota atau Negara

tujuan.Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut.

1. Perjalanan dinas lewat darat

a. Perjalanan dinas dengan mobil

1) Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan

2) Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati

3) Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel

4) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya

5) Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan

6) Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan

b. Perjalanan dinas dengan kereta api

1) Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan.

2) Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.

3) Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan

4) Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel

5) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu,

rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.

6) Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.

2. Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas pelayanan yang

ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1) Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah diperoleh.

2) Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.

3) Dapatkan tiket kapal

4) Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan

5) Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk perjalanan pulang

6) Dapatkan mata uang asing, travellers

7) Siapkan rencana perjalanan

3. Perjalanan dinas lewat udara.

1) Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama. Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan

2) Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia harus pergi ke sana.Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan tepatnya pukul keberangkatan.

3) Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian

4) Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum

5) Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan

6) Siapkan rencana perjalanan

D. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

Agar perjalanan dinas dapat berjalan lancar, segala sesuatunya harus dipersiapkan, perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan

Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.

2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi

3. Tiket perjalanan

4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang

akan dihubungi

5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi

6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai

7. Surat keterangan sehat dari dokter

8. Daftar perjalanan

9. Peta kota yang akan dikunjungi

10. Paspor

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh passport syaratnya :

a. Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah

b. Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri,

besarnya tergantung keperluan).

c. Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang

menugaskan dia, atau atas izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.

11. Visa

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.

12. Health Certificate

Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

sumber :http://kuliahitukeren.blogspot.com/2011/07/mengatur-dan-mempersiapakan-perjalanan.html

13. Fiscal

Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan. Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.

E. Alat Pembayaran (Travel Funds)

Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan pimpinan dalam hal penyimpanan uang tunai dapat digunakan alat pembayaran (travel funds).

F. Mempersiapkan Penginapan

1. Pemesanan kamar

2. Check In

3. Cara pembayaran

4. Check Out.

G. Laporan Biaya Perjalanan

Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.

Liburan Sekolah

      Liburan sekolah kali ini jatuh pada tanggal 19 desember 2011 sampai tanggal 1 januari 2012. Pada liburan kali ini sekolah mengadakan satu kegiatan untuk kelas XII yaitu Kunjungan Industri. Kegiatan ini di laksanakan tanggal 20 januari 2011 pada pukul 06.30-19.00 WIB.

      Kegiatan ini wajib di ikuti oleh semua siswa, karena kegiatan ini samgat bermanfaat bagi siswa-siswi untuk bekal pengetahuan di masa yang akan datang. Liburan kali ini aku tidaj pergi kemana - mana, tetapi pada liburan ini aku gunakan untuk belajar dan mengerjakan laporan Kunjungan Industri.Pada saat libur adalah kesempatan untuk menambah berat badan heheheheeh,,,,,,,,,,,,, karena saat libur pasti banyak makan dan banyak tidur..Nonton televisi,makan, belajar, itulah kegiatanku setiap hari.

       Nah hanya saat tahun baru saja aku pergi ke wonogiri, sekedar menenangkan pikiran saja agar besok menghadapi unas terasa lebih fresh....Berlibur di rumah juga dapat di lakukan dengan nyaman, jadi liburan tidak harus pergi jauh..

Dimana Hatimu

Lirik Lagu Papinka Dimana Hatimu Lyrics

inilah akhir cintaku, inilah akhir kisahku
setelah kau jauh tinggalkan aku
tak bisa ku melupakanmu, tak bisa aku tanpamu
tak pernah aku rela kau tinggalkan aku

 tiada ku sangka engkau berubah
ku tak percaya kau membagi cinta
tahukah engkau betapa sakitnya
kau membagi cinta karna dia



tak pernah ku coba melupakanmu
mengapa kau buat luka hatiku
sekian lama aku menunggu
kasih dimana hatimu

tak bisa ku coba melupakanmu
mengapa kau buat luka hatiku
sekian lama aku menunggu
kasih dimana hatimu
tak bisa ku melupakanmu, tak bisa aku tanpamu
tak pernah aku rela kau tinggalkan aku

Source: http://liriklaguindonesia.net/papinka-dimana-hatimu.htm#ixzz1jJvGdeq5