LULUSSSSS

MENGATUR DAN MEMPERSIAPAKAN PERJALANAN DINAS

A. Pendahuluan

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, dan sebagainya. Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan.pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi sebagai berikut:

1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?

2. Kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?

3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?

4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?

5. Apakah dia punya pilihan tertentu mengenai jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight scedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat

B. Macam-Macam Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan wilayah kota atau Negara

tujuan.Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut.

1. Perjalanan dinas lewat darat

a. Perjalanan dinas dengan mobil

1) Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan

2) Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati

3) Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel

4) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya

5) Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan

6) Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan

b. Perjalanan dinas dengan kereta api

1) Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan.

2) Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.

3) Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan

4) Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel

5) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu,

rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.

6) Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.

2. Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas pelayanan yang

ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1) Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah diperoleh.

2) Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.

3) Dapatkan tiket kapal

4) Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan

5) Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk perjalanan pulang

6) Dapatkan mata uang asing, travellers

7) Siapkan rencana perjalanan

3. Perjalanan dinas lewat udara.

1) Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama. Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan

2) Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia harus pergi ke sana.Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan tepatnya pukul keberangkatan.

3) Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian

4) Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum

5) Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan

6) Siapkan rencana perjalanan

D. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

Agar perjalanan dinas dapat berjalan lancar, segala sesuatunya harus dipersiapkan, perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan

Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.

2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi

3. Tiket perjalanan

4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang

akan dihubungi

5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi

6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai

7. Surat keterangan sehat dari dokter

8. Daftar perjalanan

9. Peta kota yang akan dikunjungi

10. Paspor

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh passport syaratnya :

a. Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah

b. Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri,

besarnya tergantung keperluan).

c. Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang

menugaskan dia, atau atas izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.

11. Visa

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.

12. Health Certificate

Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

sumber :http://kuliahitukeren.blogspot.com/2011/07/mengatur-dan-mempersiapakan-perjalanan.html

13. Fiscal

Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan. Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.

E. Alat Pembayaran (Travel Funds)

Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan pimpinan dalam hal penyimpanan uang tunai dapat digunakan alat pembayaran (travel funds).

F. Mempersiapkan Penginapan

1. Pemesanan kamar

2. Check In

3. Cara pembayaran

4. Check Out.

G. Laporan Biaya Perjalanan

Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.

Liburan Sekolah

      Liburan sekolah kali ini jatuh pada tanggal 19 desember 2011 sampai tanggal 1 januari 2012. Pada liburan kali ini sekolah mengadakan satu kegiatan untuk kelas XII yaitu Kunjungan Industri. Kegiatan ini di laksanakan tanggal 20 januari 2011 pada pukul 06.30-19.00 WIB.

      Kegiatan ini wajib di ikuti oleh semua siswa, karena kegiatan ini samgat bermanfaat bagi siswa-siswi untuk bekal pengetahuan di masa yang akan datang. Liburan kali ini aku tidaj pergi kemana - mana, tetapi pada liburan ini aku gunakan untuk belajar dan mengerjakan laporan Kunjungan Industri.Pada saat libur adalah kesempatan untuk menambah berat badan heheheheeh,,,,,,,,,,,,, karena saat libur pasti banyak makan dan banyak tidur..Nonton televisi,makan, belajar, itulah kegiatanku setiap hari.

       Nah hanya saat tahun baru saja aku pergi ke wonogiri, sekedar menenangkan pikiran saja agar besok menghadapi unas terasa lebih fresh....Berlibur di rumah juga dapat di lakukan dengan nyaman, jadi liburan tidak harus pergi jauh..

Dimana Hatimu

Lirik Lagu Papinka Dimana Hatimu Lyrics

inilah akhir cintaku, inilah akhir kisahku
setelah kau jauh tinggalkan aku
tak bisa ku melupakanmu, tak bisa aku tanpamu
tak pernah aku rela kau tinggalkan aku

 tiada ku sangka engkau berubah
ku tak percaya kau membagi cinta
tahukah engkau betapa sakitnya
kau membagi cinta karna dia



tak pernah ku coba melupakanmu
mengapa kau buat luka hatiku
sekian lama aku menunggu
kasih dimana hatimu

tak bisa ku coba melupakanmu
mengapa kau buat luka hatiku
sekian lama aku menunggu
kasih dimana hatimu
tak bisa ku melupakanmu, tak bisa aku tanpamu
tak pernah aku rela kau tinggalkan aku

Source: http://liriklaguindonesia.net/papinka-dimana-hatimu.htm#ixzz1jJvGdeq5

Arsip Dinamis

   Proses optimalisasi pelayanan dalam setiap organisasi akan menjadi prima jika didukung oleh dua hal. Pertama, adalah pemenuhan pelayanan melalui pendekatan kemanusiaan yang dilakukan oleh para karyawan. Hal ini sangat penting artinya untuk menjadikan setiap interaksi pelayanan terasa nyaman dan menyenangkan. Kedua, adalah dari sisi prosedur pelayanan yang sistematis, transparan dan mudah. Hal tersebut akan menentukan pengelolaan pelayanan. Tanpa ada prosedur yang baik, maka tujuan pelayanan tidak akan menjadi lengkap. Untuk itu, tuntutan atas disiplin prosedur menjadi bagian tidak terpisahkan dari proses pelayanan. Manajemen arsip dinamis adalah salah satu bagian dari optimalisasi prosedur organisasi

   Salah satu bagian yang terkait dengan prosedur pelayanan adalah pengelolaan arsip dinamis. Bagaimana mungkin pelayanan akan menalan dengan baik jika catatan resmi sebagai dokumentasi fakta pelayanan tidak ada atau belum dikelola secara maksimal. Bisa jadi ukuran pelayanan tersebut menjadi kurang di mata konsumen. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan. Bereda dengan arsip statis, dimana merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan. Pendek kata, arsip statis tidak digunakan setiap hari.

Konsep Arsip Dinamis

   Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan sebagai bahan bukti dan dasar untuk mengambil keputusan, sekaligus sebagai ukuran kinerja dari sebuah kegiatan. Menurut konteks Anglo-Saxon arsip adalah dokume yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupu perorangan.Dengan konsep diatas maka arsip dinamis memerlukan pengelolaan. Pengelolaan inimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.

Ada beberapa syarat utama dalam kajian arsip dinamis, antara lain

1. Lengkap : arsip seharusnya mampu menunjukkan sebuah situasi pelayanan dari mulai hulu ke hilir. Contohnya arsip kesehatan pasien, sehinggan memudahkan dalam pengambilan keputusan lajutan, atas tindakan yang sudak terjadi.

2. Cukup : kecukupan data dalam arsip dinamis, merupakan kunci untuk mengatasi ketidaktersediaan informasi yang bisa menjadikan pengambilan kepusan menjadi keliru. Cukup disini juga diartikan tidak berlebihan. Arsip harus bebas dari informasi dan catatan yang tidak penting, karena bisa saja malah mengaburkan informasi yang sesungguhnya.

3. Bermakna : arsip yang lengkap dan cukup akan memberikan gambaran tentang kejadian. Dan setiap arsip harus bermakna artinya penting bagi aktifitas selanjutnya.

4. Komprehensif : setiap arsip harus dirancang untuk berisi sesuatu yang penting dan menyeluruh. Untuk menyediakan kecukupan.

5. Tepat : arsip harus mampu mendukup aktifitas setiap kejadian, sehingga ketepatan pengalokasian arsip sangat penting artinya.

6. Tidak melanggar hukum : arsip yang baik adalah sesuai dengan aturan perundangan. Untuk itu, maka ketika akan mengelola arsip maka seharusnya ada aturan baku yang harus dilakukan. Agar tidak bertentangan dan melanggar aturan.

Mengapa pengelolaan arsip dinamis penting bagi organissasi:

1. Sebuah organisasi perlu mengandalkanpada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manajemen arsip dinamis memerlukan informasi yang yang tepa untuk (1) mengambil keputusan, (2) sarana umum, (3) sebagai bukti kebijakan dan aktifitas (4) menunjang letigasi.

2. Sebuah organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional, dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu. Organisasi juga disyaratkan mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu dalam waktu tertentu, dan ini bisa dilakukan dengan manajemen arsip dinamis.

3. Sebuah organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannyadan disimpannya. Hal ini karena alasan ekonomis, mengingat penyimpanan arsip dinamis memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional, mengingat lebih sulit menemukan informasi yangpenting dengan cepat, jika informasi itu terkubur pada arsip yang telah usang.

Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori :

1. Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi prosedur, formulir ataupun borang dan korespondensi. Contoh : pendoman staff, dll

2. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contoh tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah, dll.

3. Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu.

4. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota dll, asuransi, kontrak dan lain-lain.

Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut:

1. Kertas, mikro film, ataupun elektronik

2. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto

3. Data dari sistem bisnis, dukumen yang diolah melalui word processor, spreadsheet, berita elektronik, citra digital

4. Audio, video

5. Dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya)

6. Arsip dinamis tidak terstruktur (tulisan, surat), terstruktur (formulir)

   Dengan catatan tentang arsip dinamis dan kebutuhan dalam pengelolaannya, maka organisasi akan semakin mengerti pentingnya arsip dinamis dalam kontinum pelayanan dan kegiatan rutin. Untuk itu, pemberdayaan sistem organisasi yang terstruktur akan menjadikan sistem manajemen arsip dinamis mampu mendukung setiap pengambilan keputusan dan pencatatan perkembangan setiap kegiatan. Untuk itu, dibutuhkan kesiapan sumber daya manusia yang cakap, konsisten dan terkoodinasi untuk mendukung pelaksanaan manajemen arsip dinamis di sebuah organisasi. Tanpa itu, kita akan menemukan akan banyak kebutusan yang diambil hanya berdasarkan akan sehat, dan tidak atas data dan infornasi yag akurat. Sukses untuk anda

sumber: Forum pembelajar, pelatihan SDM & konsultan pelatihan.

Kisah

            Ada sebuah kisah dari seorang gadis dan seorang pria yang masih belajar di bangku SMK.Pada awal tahun pelajaran, ada seorang gadis yang masuk sekolah SMK. Sebut saja nama gadis itu angel. Angel yang masih murid baru dan masih malu-malu bertemu dengan alek yang sudah kelas XII di depan ruang kantor guru. Alek sedang menanti pacarnya yang sedang praktik di leb .Angel yang kagum dengan wajah alek yang cakep,putih dan orangnya rapi, dia hanya memandang pria itu dari jauh. Rasa malu masih mambanyanginya, maklumlah masih kelas X. Pada hari jum'at tiba-tiba hujan yang lebat turun waktu pulang sekolah. Saat itu angel dan teman-temannya belum pulang karena takut dengan petir yang menyambar. Di pandangnya dari depan pintu kelas, ternyata alek juga belum pulang. Hati angel senang sekali bisa melihat alek pria idolanya.

            Hujan pun reda, angel berjalan ke depan pintu gerbang sekolah, di situ ada alek yang sedang benerin motor temannya. Entah kenapa hati angel dek-dekan melihat alek memandangi angel dengan rasa malu, angel pun pulang. Suatu hari tibalah waktunya lulusan sekolah kelas XII. Inilah saatnya alek meninggalkan sekolahnya,heemmmm.......hatui angel seneng campur sedih. Senang melihat alek lulus dan sedih gak akan bertemu lagi . Pada akhir wisuda angel sedih sekali, tiap ada kesempatan dia selalu memandang wajah pria idamanya itu.

           Hari berganti hari, waktupun terus berputar. Angel pun sudah naik kelas XI. Suatu hari angel terkejut ketika di bilangin temennya kalau dapat salam dari alek. Dia pun tidak percaya "mana mungkin dia ingat aku, aku pun gak kenal sama dia"kata angel.Teman dekat angel pun kenal sama dia,alek minta nomor hp angel. angel pun tak percaya kalu itu alek.lama kelamaan angel dan alek menjadi teman akrab. Mereka bertemu di depan gedung sekolah, sore itu hujan turun,dengan rasa malu angel duduk di samping alek, harus bagaimana lagi tiada pilihan lain. Alek dengan sifat gokilnya membuat febi tertawa-tawa.

             Saat tiu tibalah bulan februari tepatnya tanggal 26, alek menyatakan cinta dengan angel.saat itu angel dan alek sama-sama jomblo.Mereka pun jadi pasangan kekasih .Alek sayang banget sama angel begitu pun sebaliknya..mereka hidup bersama untuk selamanyaa......amin.

Sejarah Desaku

Sejarah Desaku

                Ngasem adalah daerah tempat tinggalku, di sini aku di lahirkan hingga tumbuh besar, aku ada di desa ini. Senang susah aku meraasakan di desa ini. Bapak/Ibuku asli oramng sini,Ngasem adalah desa yang indah. Pemandaangan-pemandangan sawah yang luas dan membentang luas.

          Cerita sejaaraah dari desaa ini ialah dahulu kala di desa ini banyak tumbuh pohon asem, beribu-ribu pohon asem tumbuh di sini. Karena itu desa ini dinamakan desa ngasem.Ngasem adalah penduduk yang cupkup banyak, ada empat Rt di sini. Yang terdiri dari Ngangkruk-melikan, waduk dan sukorejo. Masing-masing Rt mempunysi cerita tersendiri yang unik-unik. Rt satu yaitu melikan, disini adalah daerah yang tidak boleh membuat rumah disini. Jika ada yang masyarakat yang membantah maka akan terkena sial yaitu bisa terkena p-enyakit bahkaan meninggal.Persawaahan di Ngasem cukup makmur,subur perairan dari sungai yang di salurakn ke persawahaan. Masyarakat di desa ini rajin bekerja  .

Ngasem adalaah tempat tinggalku, aku senang sekali tinggal di sini.Inilah cerita desaku.