Arsip Dinamis

   Proses optimalisasi pelayanan dalam setiap organisasi akan menjadi prima jika didukung oleh dua hal. Pertama, adalah pemenuhan pelayanan melalui pendekatan kemanusiaan yang dilakukan oleh para karyawan. Hal ini sangat penting artinya untuk menjadikan setiap interaksi pelayanan terasa nyaman dan menyenangkan. Kedua, adalah dari sisi prosedur pelayanan yang sistematis, transparan dan mudah. Hal tersebut akan menentukan pengelolaan pelayanan. Tanpa ada prosedur yang baik, maka tujuan pelayanan tidak akan menjadi lengkap. Untuk itu, tuntutan atas disiplin prosedur menjadi bagian tidak terpisahkan dari proses pelayanan. Manajemen arsip dinamis adalah salah satu bagian dari optimalisasi prosedur organisasi

   Salah satu bagian yang terkait dengan prosedur pelayanan adalah pengelolaan arsip dinamis. Bagaimana mungkin pelayanan akan menalan dengan baik jika catatan resmi sebagai dokumentasi fakta pelayanan tidak ada atau belum dikelola secara maksimal. Bisa jadi ukuran pelayanan tersebut menjadi kurang di mata konsumen. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan. Bereda dengan arsip statis, dimana merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan. Pendek kata, arsip statis tidak digunakan setiap hari.

Konsep Arsip Dinamis

   Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan sebagai bahan bukti dan dasar untuk mengambil keputusan, sekaligus sebagai ukuran kinerja dari sebuah kegiatan. Menurut konteks Anglo-Saxon arsip adalah dokume yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupu perorangan.Dengan konsep diatas maka arsip dinamis memerlukan pengelolaan. Pengelolaan inimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.

Ada beberapa syarat utama dalam kajian arsip dinamis, antara lain

1. Lengkap : arsip seharusnya mampu menunjukkan sebuah situasi pelayanan dari mulai hulu ke hilir. Contohnya arsip kesehatan pasien, sehinggan memudahkan dalam pengambilan keputusan lajutan, atas tindakan yang sudak terjadi.

2. Cukup : kecukupan data dalam arsip dinamis, merupakan kunci untuk mengatasi ketidaktersediaan informasi yang bisa menjadikan pengambilan kepusan menjadi keliru. Cukup disini juga diartikan tidak berlebihan. Arsip harus bebas dari informasi dan catatan yang tidak penting, karena bisa saja malah mengaburkan informasi yang sesungguhnya.

3. Bermakna : arsip yang lengkap dan cukup akan memberikan gambaran tentang kejadian. Dan setiap arsip harus bermakna artinya penting bagi aktifitas selanjutnya.

4. Komprehensif : setiap arsip harus dirancang untuk berisi sesuatu yang penting dan menyeluruh. Untuk menyediakan kecukupan.

5. Tepat : arsip harus mampu mendukup aktifitas setiap kejadian, sehingga ketepatan pengalokasian arsip sangat penting artinya.

6. Tidak melanggar hukum : arsip yang baik adalah sesuai dengan aturan perundangan. Untuk itu, maka ketika akan mengelola arsip maka seharusnya ada aturan baku yang harus dilakukan. Agar tidak bertentangan dan melanggar aturan.

Mengapa pengelolaan arsip dinamis penting bagi organissasi:

1. Sebuah organisasi perlu mengandalkanpada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manajemen arsip dinamis memerlukan informasi yang yang tepa untuk (1) mengambil keputusan, (2) sarana umum, (3) sebagai bukti kebijakan dan aktifitas (4) menunjang letigasi.

2. Sebuah organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional, dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu. Organisasi juga disyaratkan mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu dalam waktu tertentu, dan ini bisa dilakukan dengan manajemen arsip dinamis.

3. Sebuah organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannyadan disimpannya. Hal ini karena alasan ekonomis, mengingat penyimpanan arsip dinamis memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional, mengingat lebih sulit menemukan informasi yangpenting dengan cepat, jika informasi itu terkubur pada arsip yang telah usang.

Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori :

1. Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi prosedur, formulir ataupun borang dan korespondensi. Contoh : pendoman staff, dll

2. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contoh tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah, dll.

3. Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu.

4. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota dll, asuransi, kontrak dan lain-lain.

Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut:

1. Kertas, mikro film, ataupun elektronik

2. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto

3. Data dari sistem bisnis, dukumen yang diolah melalui word processor, spreadsheet, berita elektronik, citra digital

4. Audio, video

5. Dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya)

6. Arsip dinamis tidak terstruktur (tulisan, surat), terstruktur (formulir)

   Dengan catatan tentang arsip dinamis dan kebutuhan dalam pengelolaannya, maka organisasi akan semakin mengerti pentingnya arsip dinamis dalam kontinum pelayanan dan kegiatan rutin. Untuk itu, pemberdayaan sistem organisasi yang terstruktur akan menjadikan sistem manajemen arsip dinamis mampu mendukung setiap pengambilan keputusan dan pencatatan perkembangan setiap kegiatan. Untuk itu, dibutuhkan kesiapan sumber daya manusia yang cakap, konsisten dan terkoodinasi untuk mendukung pelaksanaan manajemen arsip dinamis di sebuah organisasi. Tanpa itu, kita akan menemukan akan banyak kebutusan yang diambil hanya berdasarkan akan sehat, dan tidak atas data dan infornasi yag akurat. Sukses untuk anda

sumber: Forum pembelajar, pelatihan SDM & konsultan pelatihan.

Kisah

            Ada sebuah kisah dari seorang gadis dan seorang pria yang masih belajar di bangku SMK.Pada awal tahun pelajaran, ada seorang gadis yang masuk sekolah SMK. Sebut saja nama gadis itu angel. Angel yang masih murid baru dan masih malu-malu bertemu dengan alek yang sudah kelas XII di depan ruang kantor guru. Alek sedang menanti pacarnya yang sedang praktik di leb .Angel yang kagum dengan wajah alek yang cakep,putih dan orangnya rapi, dia hanya memandang pria itu dari jauh. Rasa malu masih mambanyanginya, maklumlah masih kelas X. Pada hari jum'at tiba-tiba hujan yang lebat turun waktu pulang sekolah. Saat itu angel dan teman-temannya belum pulang karena takut dengan petir yang menyambar. Di pandangnya dari depan pintu kelas, ternyata alek juga belum pulang. Hati angel senang sekali bisa melihat alek pria idolanya.

            Hujan pun reda, angel berjalan ke depan pintu gerbang sekolah, di situ ada alek yang sedang benerin motor temannya. Entah kenapa hati angel dek-dekan melihat alek memandangi angel dengan rasa malu, angel pun pulang. Suatu hari tibalah waktunya lulusan sekolah kelas XII. Inilah saatnya alek meninggalkan sekolahnya,heemmmm.......hatui angel seneng campur sedih. Senang melihat alek lulus dan sedih gak akan bertemu lagi . Pada akhir wisuda angel sedih sekali, tiap ada kesempatan dia selalu memandang wajah pria idamanya itu.

           Hari berganti hari, waktupun terus berputar. Angel pun sudah naik kelas XI. Suatu hari angel terkejut ketika di bilangin temennya kalau dapat salam dari alek. Dia pun tidak percaya "mana mungkin dia ingat aku, aku pun gak kenal sama dia"kata angel.Teman dekat angel pun kenal sama dia,alek minta nomor hp angel. angel pun tak percaya kalu itu alek.lama kelamaan angel dan alek menjadi teman akrab. Mereka bertemu di depan gedung sekolah, sore itu hujan turun,dengan rasa malu angel duduk di samping alek, harus bagaimana lagi tiada pilihan lain. Alek dengan sifat gokilnya membuat febi tertawa-tawa.

             Saat tiu tibalah bulan februari tepatnya tanggal 26, alek menyatakan cinta dengan angel.saat itu angel dan alek sama-sama jomblo.Mereka pun jadi pasangan kekasih .Alek sayang banget sama angel begitu pun sebaliknya..mereka hidup bersama untuk selamanyaa......amin.

Sejarah Desaku

Sejarah Desaku

                Ngasem adalah daerah tempat tinggalku, di sini aku di lahirkan hingga tumbuh besar, aku ada di desa ini. Senang susah aku meraasakan di desa ini. Bapak/Ibuku asli oramng sini,Ngasem adalah desa yang indah. Pemandaangan-pemandangan sawah yang luas dan membentang luas.

          Cerita sejaaraah dari desaa ini ialah dahulu kala di desa ini banyak tumbuh pohon asem, beribu-ribu pohon asem tumbuh di sini. Karena itu desa ini dinamakan desa ngasem.Ngasem adalah penduduk yang cupkup banyak, ada empat Rt di sini. Yang terdiri dari Ngangkruk-melikan, waduk dan sukorejo. Masing-masing Rt mempunysi cerita tersendiri yang unik-unik. Rt satu yaitu melikan, disini adalah daerah yang tidak boleh membuat rumah disini. Jika ada yang masyarakat yang membantah maka akan terkena sial yaitu bisa terkena p-enyakit bahkaan meninggal.Persawaahan di Ngasem cukup makmur,subur perairan dari sungai yang di salurakn ke persawahaan. Masyarakat di desa ini rajin bekerja  .

Ngasem adalaah tempat tinggalku, aku senang sekali tinggal di sini.Inilah cerita desaku.

Bersih Desa Ngalang

Bersih Desa Ngalang

                Bersih desa merupakan kebudayaan dari para leluhur yang tidak dapat di tinggalkan.Bersih Desa ialah kegiatan rutin yang dilakukan setiap tahun sekali. Setiap semua petani di desa Ngalang selesai melakukan cocok tanam atau panen.

                Untuk melakukan kegiatan ini, masyarakaat Desa Ngalang perlu atau harus melakuka ritual Nyadran. Nyadran ialaah berkunjung ke gunung gentong dan membawa hasil pertaniaan seperti kacaang tanah,jagung, kedelai, kupat ,singkong,ubi,garut,lembong,jeruk,salak, pisang,apel,kacang panjang dll.

                Di desa Ngalang mempunyai Gunung yaitu gunung Gentong. Menurut cerita nenek moyang, di sana adalah tempat orang mencari kekayaan di dalam gunung terdapat gua yang berisi Gentong yang besar, jika seseorang ingin cepat kaya makan harus berjalan di atas lidi dan harus mencari di dalam gentong tersebut. 

                Setelah masyarakat Ngalang melakuikan nyadran, selang waktu 40 hari baru melaksanakan bersih desa. Kegiatan-kkegiatan yang di lakukan dalam acara bersih desa adalah mengarak gunungan yang berjumlah 14 pedukuhan se desa Ngalang yang berjalan mulai dari balai desa berputar sampai di gubuk gede.Adapun gunungan yang di buat harus bersisi sayur-sayuran atau hasil pertaniaan yang di pasang di dalam gunungan.Gunungan biasanya ada yang berbentuk rumah-rumahan,hewan,pesawat dan tumbuh-tumbuhan.

                Sebelum gununfgan di arak keliling, maka harus melakukan kondangan atau berdoa bersama di balai desa . Kemudian masing-masing dusun menampilkan kesenjan masing-masing. Setelah selesai gunungan di pikul dan di belakangnya di ikuti para ibu,bapak dan anak-anak yang menggunaklan beraneka ragaam kostum dan kesenian.Saat di jalan mereka tidakk hanya diam saja, melainkan harus memainkan kesenian masingh-masing.

                Setelah sampai di gubuk gede, semua gunungan berhenti dan di taruh di pinggir gubuk untuk di ambil buah-buahan dan hasil pertanian lainya dan di adakan doa bersama. Siang hari ada tari-tarian tradisional yang di selenggarakaan di dalam gubuk gede. 

                Sore harinya ada pertandingan bola voli yang di selenggarakaan oleh anak-anak muda. Tak berhenti saamapai di sini, di malam hari ada acara wayangan sampai pagi. Banyak budayaa-buidaaya yang harus di lestarikan di desa Ngalang ini.